Banyak perusahaan sebenarnya sudah tahu Excel tidak lagi memadai. Rumus gaji makin rumit, file beredar dalam banyak versi, dan satu salah ketik bisa membuat slip gaji keliru.
Tapi pindah ke HRIS juga terasa menakutkan. Data karyawan sudah ratusan baris, payroll harus tetap jalan setiap bulan, dan tidak ada yang mau gaji karyawan salah gara-gara ganti sistem.
Kabar baiknya, pindah ke HRIS tidak harus berisiko. Di HY-HRIS, implementasi berjalan dalam empat tahap.
Tahap 1: Import Data dari Excel
Data yang sudah ada di Excel tidak perlu diketik ulang. HY-HRIS menyediakan template import untuk:
- data karyawan (pribadi, jabatan, departemen, rekening),
- komponen gaji setiap karyawan,
- upah dasar BPJS.
Saat import, departemen dan jabatan yang belum terdaftar bisa dibuat otomatis dari isi file. Untuk paket Starter dan Growth, tim kami membantu proses import ini tanpa biaya tambahan.
Tahap 2: Atur Aturan Perusahaan
Setiap perusahaan punya aturan sendiri. Bersama tim HR, kami mengatur:
- pola kerja dan roster setiap karyawan,
- tanggal cut-off lembur,
- alur persetujuan cuti, lembur, dan reimbursement,
- hak akses setiap pengguna, sampai batas departemen.
Di tahap ini karyawan juga mulai memasang aplikasi Android HY-HRIS untuk absen dan pengajuan.
Tahap 3: Payroll Paralel Satu Periode
Inilah tahap terpenting. Selama satu periode, payroll dihitung dua kali: dengan cara lama di Excel dan dengan HY-HRIS. Hasilnya dibandingkan per karyawan.
Kalau ada selisih, penyebabnya ditelusuri bersama sampai jelas, entah dari data yang belum lengkap, aturan yang belum diatur, atau justru rumus Excel lama yang keliru. Sistem baru dipakai penuh setelah hasilnya cocok.
Tahap 4: Pakai Penuh, Termasuk Data Pajak Lama
Kalau perusahaan pindah di tengah tahun, penghasilan dan PPh21 bulan-bulan sebelumnya masih ada di Excel. Data ini dimasukkan sebagai Saldo Awal PPh21, sehingga rekonsiliasi pajak akhir tahun dan perhitungan karyawan resign tetap akurat.
Penjelasan lengkapnya ada di artikel kami tentang rekonsiliasi PPh21 saat pindah HRIS di tengah tahun.
Checklist Sebelum Mulai
- Satukan data karyawan dalam satu file Excel terbaru.
- Siapkan rincian komponen gaji dan tunjangan setiap karyawan.
- Tuliskan aturan perusahaan: jam kerja, lembur, cuti, dan alur persetujuan.
- Siapkan rekap penghasilan dan PPh21 per karyawan sejak Januari tahun berjalan.
- Tentukan siapa saja yang menjadi admin dan penyetuju di sistem.
Penutup
Pindah dari Excel ke HRIS bukan soal memindahkan file, tapi memastikan hasilnya tetap benar. Dengan import data, payroll paralel, dan saldo awal pajak, perusahaan bisa beralih tanpa mengorbankan ketepatan gaji karyawan.