Di perusahaan tambang, perkebunan, atau manufaktur, satu perusahaan bisa punya tiga pola kerja sekaligus: staf kantor yang bekerja lima hari, operator pabrik dengan shift enam hari, dan pekerja site dengan roster seperti 14 hari kerja 7 hari libur.
Masalahnya, banyak HRIS memakai satu angka pembagi untuk semua karyawan, misalnya 30 hari atau 21 hari. Hasilnya, potongan absen dan gaji pro-rata karyawan baru bisa terlalu besar untuk sebagian orang dan terlalu kecil untuk yang lain. HR akhirnya mengoreksi manual di Excel setiap bulan.
HY-HRIS dibangun bersama klien di sektor tambang, sehingga perbedaan pola kerja ini sudah menjadi bagian dari rumusnya.
Pembagi Gaji Mengikuti Pola Kerja Tiap Karyawan
HY-HRIS membaca roster atau shift yang ditetapkan untuk setiap karyawan, lalu memilih pembagi gaji hariannya secara otomatis:
| Pola kerja | Pembagi | Hari yang tidak dihitung |
|---|---|---|
| 5 hari kerja (Senin–Jumat) | 21 | Sabtu, Minggu, libur nasional |
| 6 hari kerja (Senin–Sabtu) | 25 | Minggu, libur nasional |
| Roster site | 30 | Tidak ada, semua hari kalender dihitung |
Ada juga lapisan pengaman kedua. Kalau seorang karyawan baru belum dimasukkan ke roster atau shift mana pun, HR bisa menetapkan pembaginya secara manual di Pengaturan Gaji. Tanpa pengaman ini, potongan absen karyawan tersebut bisa diam-diam menjadi nol.
Contoh: Karyawan Baru Masuk Tanggal 15
Misalkan tiga karyawan baru masuk kerja pada 15 September 2026, satu dari setiap pola kerja. Gaji bulan pertama mereka dipotong untuk hari-hari sebelum mereka mulai bekerja:
- Pekerja site: 14 hari tidak dijalani (tanggal 1 sampai 14), dibagi 30.
- Shift 6 hari: 12 hari kerja tidak dijalani setelah Minggu dikeluarkan, dibagi 25.
- Staf 5 hari: 10 hari kerja tidak dijalani setelah Sabtu dan Minggu dikeluarkan, dibagi 21.
Ketiganya dihitung otomatis saat payroll dibuat. HR tidak perlu menghitung kalender satu per satu.
Lembur dengan Cut-off Sendiri
Banyak perusahaan menutup perhitungan lembur sebelum akhir bulan, supaya payroll sempat diproses. Di HY-HRIS, tanggal cut-off lembur diatur per perusahaan. Contohnya, lembur dihitung dari tanggal 23 bulan lalu sampai tanggal 22 bulan berjalan.
Cut-off ini hanya berlaku untuk lembur. Komponen lain seperti potongan absen dan pro-rata tetap memakai bulan kalender, sesuai praktik payroll pada umumnya.
Bagaimana dengan lembur yang baru disetujui setelah payroll bulan itu ditutup? HY-HRIS mencatatnya sebagai lembur susulan dan otomatis memasukkannya ke payroll berikutnya. Tidak ada lembur karyawan yang terlewat dibayar.
Absensi yang Tetap Jalan di Lokasi Terpencil
- Mode offline. Karyawan tetap bisa absen dari aplikasi Android walau sinyal di site lemah. Data terkirim begitu sinyal kembali.
- Mesin fingerprint. Data dari mesin sidik jari yang mendukung ADMS masuk langsung ke HY-HRIS, bisa dipakai bersama absen dari HP.
- Deteksi tidak hadir otomatis. Karyawan yang tidak absen dan tidak punya izin atau cuti ditandai otomatis (bisa diaktifkan atau dimatikan per perusahaan), sehingga potongan absen tidak bergantung pada ingatan HR.
Manfaat untuk HR dan Finance
- Adil untuk semua pola kerja. Setiap karyawan dihitung dengan rumus yang sesuai dengan jadwalnya.
- Tanpa koreksi manual bulanan. Pembagi, hari yang dikecualikan, dan libur nasional diterapkan otomatis.
- Lembur tidak tercecer. Cut-off jelas, dan lembur yang terlambat disetujui tetap terbayar di bulan berikutnya.
Penutup
Payroll untuk perusahaan dengan pekerja lapangan tidak cukup dihitung dengan satu rumus. HY-HRIS mengikuti pola kerja setiap karyawan, sehingga hasil payroll bisa dipertanggungjawabkan ke karyawan, manajemen, dan auditor.