Di Batam, kawasan industri, dan perusahaan tambang, tidak jarang tim manajemen berasal dari luar negeri, terutama dari Tiongkok. Sementara itu tim HR dan sebagian besar karyawan adalah orang Indonesia.
Kombinasi ini menimbulkan dua masalah. Pertama, manajer asing kesulitan memakai sistem yang hanya berbahasa Indonesia, sehingga persetujuan dan laporan tetap berjalan lewat pesan pribadi atau Excel. Kedua, karyawan TKA punya aturan yang berbeda dari karyawan lokal, dan aturan itu sering dikelola manual di luar sistem.
HY-HRIS dibangun bersama klien yang menghadapi kondisi persis seperti ini.
Satu Sistem, Tiga Bahasa
Antarmuka HY-HRIS tersedia dalam Bahasa Indonesia, English, dan Mandarin. Setiap pengguna memilih bahasanya sendiri, sehingga di satu perusahaan:
- HR lokal bekerja dalam Bahasa Indonesia,
- direktur atau manajer dari Tiongkok menyetujui cuti, lembur, dan payroll dalam Bahasa Mandarin,
- semuanya melihat data yang sama, tanpa terjemahan manual.
Terjemahan Mandarin di HY-HRIS sudah melalui beberapa kali pemeriksaan menyeluruh, termasuk halaman login dan notifikasi, jadi bukan sekadar hasil terjemahan mesin di beberapa menu.
Penanda TKA yang Dipakai di Seluruh Sistem
Setiap karyawan bisa ditandai sebagai TKA di data karyawan. Penanda ini tidak berhenti di profil, tetapi ikut dipakai oleh modul lain:
- Cuti tahunan. Hak cuti TKA bisa diatur berbeda dari karyawan lokal, sehingga saldo cuti tidak keliru bertambah otomatis.
- BPJS. Kepesertaan dan perhitungan BPJS memperhitungkan status TKA.
- Laporan. Laporan sisa cuti menampilkan tanda TKA, sehingga HR bisa memeriksa dengan cepat.
Aturan cuti untuk karyawan lokal juga dibedakan otomatis. Contohnya, hak cuti karyawan tetap (PKWTT) naik bertingkat sesuai masa kerja, sementara karyawan kontrak (PKWT) mendapat hak cuti tetap.
Kontrak Waktu Tertentu yang Tidak Terlewat
Peraturan ketenagakerjaan membatasi TKA pada jabatan tertentu dan waktu tertentu. Artinya, kontrak TKA punya tanggal akhir yang harus selalu dipantau.
HY-HRIS mengingatkan HR 30, 14, dan 7 hari sebelum kontrak berakhir, dengan eskalasi bila belum ditindaklanjuti. Perjanjian kerjanya bisa dibuat dari template Word perusahaan sendiri, lalu ditandatangani secara digital.
Manfaat untuk Perusahaan
- Manajemen asing ikut memakai sistem. Persetujuan tidak lagi tertahan karena kendala bahasa.
- Aturan TKA diterapkan konsisten. Tidak bergantung pada catatan terpisah di Excel.
- Satu sumber data. Karyawan lokal dan TKA dikelola di sistem yang sama.
Penutup
Perusahaan dengan tenaga kerja asing butuh HRIS yang bisa dipakai semua pihak dan memahami aturan yang berbeda untuk setiap kelompok karyawan. HY-HRIS menyediakan keduanya dalam satu sistem.