Hampir setiap perusahaan sudah punya draf Perjanjian Kerja (PKWT dan PKWTT) sendiri. Biasanya draf itu disusun bersama legal atau konsultan hukum, lengkap dengan kop surat, logo, pasal-pasal khusus, dan footer perusahaan. Format ini sudah dipakai bertahun-tahun dan tidak ingin diubah.
Masalahnya, banyak HRIS justru meminta perusahaan menyesuaikan diri dengan format bawaan sistem. Akhirnya HR tetap mengetik kontrak di Word, mengisi nama dan gaji satu per satu, lalu mencetaknya di luar sistem.
HY-HRIS mengambil arah sebaliknya: sistem yang menyesuaikan dengan dokumen Anda.
Kenapa Template Bawaan dan Editor Online Sering Gagal
Ada dua pendekatan umum di HRIS, dan keduanya punya kelemahan:
- Template bawaan sistem. Isinya pasal-pasal standar dengan tata letak yang sama untuk semua perusahaan. Pasal khusus perusahaan, seperti roster kerja di site atau aturan tunjangan lapangan, sulit dimasukkan.
- Editor teks di dalam aplikasi. Kelihatannya fleksibel, tapi hasilnya jarang serapi Word. Penomoran pasal bergeser, tabel berantakan, dan logo atau footer sering tidak ikut tercetak.
Kami pernah mencoba pendekatan kedua di HY-HRIS. Klien kami menolaknya karena tata letak kontrak berubah dari draf resminya. Untuk dokumen hukum, "hampir sama" tidak cukup. Dari pengalaman itu kami membangun ulang fiturnya dari nol.
Solusi HY-HRIS: Upload Word Anda, Sistem yang Mengisi
Di HY-HRIS, HR cukup mengunggah file Word (.docx) perjanjian kerja milik perusahaan, satu untuk PKWT dan satu untuk PKWTT. Di bagian yang datanya berbeda untuk tiap karyawan, HR menulis kode isian seperti:
| Kode isian | Diisi otomatis dengan |
|---|---|
{{NAMA_KARYAWAN}} | Nama lengkap karyawan |
{{GAJI_POKOK}} | Gaji pokok dari data payroll |
Tersedia lebih dari 20 kode isian untuk data karyawan, jabatan, masa kontrak, dan kompensasi. Saat kontrak dibuat, HY-HRIS mengambil data langsung dari profil dan payroll karyawan, lalu mengisinya ke dokumen.
Yang paling penting: PDF yang dihasilkan identik 1:1 dengan file Word Anda. Kop surat, logo, QR code, tabel, penomoran pasal otomatis, huruf tebal, sampai footer perusahaan tercetak persis seperti aslinya. Ini karena HY-HRIS tidak "menggambar ulang" dokumen, melainkan mengonversi file Word Anda apa adanya menjadi PDF.
Cara Pakainya: 3 Langkah
- Siapkan template sekali saja. Buka draf kontrak resmi perusahaan di Word, ganti bagian yang berubah-ubah dengan kode isian, lalu unggah di menu Pengaturan, Template Perjanjian Kerja.
- Buat kontrak per karyawan. Pilih karyawan dan jenis kontrak. Data terisi otomatis dari sistem, sehingga tidak ada lagi salah ketik nama, NIK, atau nominal gaji.
- Tanda tangan dan unduh PDF. Karyawan membaca kontrak lengkap sebelum menandatangani secara digital. Hasil akhirnya satu file PDF rapi, siap diarsipkan atau dicetak.
Fitur Pendukung yang Membuatnya Lengkap
- Tanda tangan HR otomatis. Tanda tangan pejabat HR diambil dari Profil Perusahaan, sehingga tidak perlu digambar ulang setiap kontrak. Tetap ada opsi tanda tangan manual bila dibutuhkan.
- Baca dulu, baru tanda tangan. Karyawan melihat pratinjau kontrak lengkap sebelum menyetujuinya.
- Pengingat kontrak habis. HY-HRIS mengingatkan HR sebelum kontrak PKWT atau masa percobaan berakhir, yaitu 30, 14, dan 7 hari sebelumnya, dengan eskalasi bila belum ditindaklanjuti. Tidak ada lagi kontrak yang terlewat diperpanjang atau diakhiri.
Manfaat untuk Perusahaan
- Format legal tetap terjaga. Draf yang sudah disetujui legal dipakai apa adanya, tanpa diubah sistem.
- Lebih cepat. Kontrak untuk puluhan karyawan baru bisa dibuat dalam hitungan menit.
- Lebih sedikit kesalahan. Data diambil langsung dari sistem, bukan diketik ulang.
- Arsip rapi. Semua kontrak bertanda tangan tersimpan di satu tempat dan mudah dicari.
Penutup
Perjanjian kerja adalah dokumen hukum pertama antara perusahaan dan karyawan. Formatnya sebaiknya ditentukan perusahaan, bukan oleh software. Dengan HY-HRIS, Anda tetap memakai dokumen Anda sendiri, sementara pekerjaan mengisi dan mengarsipkannya dikerjakan sistem.